Муниципальное учреждение культуры Лого Центральной публичной библиотеки Новоуральска Публичная библиотека Новоуральского городского округа
Страницы читателей
Страницы библиотекарей
Страницы читателей / Главная / В калейдоскопе эпох и событий / Родословная вещей / Органайзер

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, почему одни люди успевают все, а другие ничего? Вовсе не потому, что первые могут делать несколько дел одновременно. Весь секрет здесь в четком планировании своего времени. Тот, кто знает ему настоящую цену, взял себе за правило пользоваться ежедневниками, занося туда важные дела по мере их появления. Иные же с вечера составляют список мероприятий на завтра и стараются придерживаться этого расписания. Дел бывает так много, что всех не упомнишь. Нет-нет да и вылетит из головы какое-нибудь намеченное мероприятие, что приводит ко всяким мелким неприятностям: опоздали на важную встречу, забыли о дне рождения любимой тещи. Конечно, не стоит перегибать палку в стремлении не отклоняться от графика, ведь человек не робот и должен позволять себе некоторую вольность режима и свободу действий. К тому же всего наперед не продумаешь и не учтешь, поскольку в нашей жизни неизбежны какие-то приятные или досадные мелочи, которые не входили в первоначальные планы… Но и совсем ничего не планировать тоже нельзя.
Некоторые пользуются записными книжками или блокнотами со специальной разметкой страниц, которые в изобилии продаются в магазинах и киосках «Информпечать» — это органайзеры в традиционной бумажной форме. Другие — более продвинутые — компьютерами или сотовыми телефонами — это органайзеры в электронной форме. И все таки проблема эта приобрела в наш век огромное значение.
Органайзер (organizer) - англоязычное слово, переводится как “организатор”Поговорим об органайзерах. Органайзер (organizer) — англоязычное слово, переводится как «организатор». Т.е. это такой предмет, который помогает своему хозяину что-либо организовывать (свое время, свои дела, свою жизнь). В конечном итоге органайзер упорядочивает окружающую человека массу информации. Целевое назначение органайзера — помогать организовывать работу или времяпрепровождение своего владельца.
Но все же, несмотря на бурное развитие электронной техники и очевидные ее преимущества, в нас по-прежнему сильна привязанность к нонэлектронным носителям информации. Вряд ли в обозримом будущем мы перестанем делать пометки на бумаге или записывать свои мысли. Актуальность и непреходящую современность традиционных органайзеров подтверждает, в том числе, факт постоянных разработок в этом направлении, ведущихся полиграфическими предприятиями. Периодически появляются новые модели ежедневников, совмещенных с органайзерами, записными книжками; блокнотов, разделенных на несколько частей, и т.п. В то же время типовые традиционные органайзеры, имеющиеся в продаже, не способны в полной мере отвечать запросам современного делового человека — в значительной степени из-за своей примитивной структуры. Часто можно наблюдать, как нецелесообразно они используются. Информация записывается сплошной массой, без внесения в нее какого-либо порядка и структуры. Неразборчивый, подчас для самого хозяина, почерк и вырванные страницы довершают удручающую картину легкомысленного отношения к информации. Ясно, что при таком подходе к работе с информацией коэффициент полезного действия для работы очень мал.

Очень часто в качестве органайзера используется ежедневник. Существуют довольно удобные ежедневники с усложненной структурой, где на одном развороте представлена вся неделя, имеются дополнительные сегменты для ежедневных записей. Подобные ежедневники полезны и удобны, но подходят только для чистого планирования своей деятельности на основе уже имеющихся планов, поставленных задач, фактов, направлений деятельности. По большому счету, ежедневники не подходят для использования их в качестве органайзера: в них тяжело отражать все процессы, связанные с полным объемом работы. Органайзер целесообразно использовать как отдельный инструмент, но в совокупности с ежедневником, записной книжкой и другими средствами.
На практике в работе многих специалистов наблюдается разрозненность в фиксировании информации. Наличие огромного количества исписанных бумажек, в том числе клейких (расположенных на столах, стенах, дверях), информация на перекидных настольных календарях, информация в виде напоминаний на мобильном телефоне… Такая ситуация угрожает возможностью потери самых нужных данных, и последствия этого тем хуже, чем выше ответственность и полномочия ее владельца. В связи с этим следует заметить, что и руководители не должны быть равнодушными к этим элементам работы своих подчиненных, относя это лишь к их личной компетенции. Потеря информации и, как следствие, невыполнение какой-либо функции одним сотрудником потенциально может негативно воздействовать на всю организацию.
Вполне реально организовать работу так, чтобы все необходимое было собрано и систематизировано в одном месте и всегда находилось под рукой. Это главная предпосылка для создания персонального органайзера, максимально адаптированного к условиям работы своего владельца и призванного быть помощником и ассистентом в работе.
Индивидуальный органайзер — доказательство возможности организовывать информацию и оптимизировать работу при любых финансовых возможностях. Авторский индивидуальный органайзер может иметь любые размеры и любую структуру. Индивидуальный органайзер, выполненный в нонэлектронном виде, позволяет реализовывать ряд возможностей, недоступных при использовании электронного органайзера.
Личный индивидуальный органайзер может включать любое количество разделов. Определение этих разделов — ключевая задача в разработке индивидуального органайзера. Каждому из основных направлений в работе и жизни человека в целом должен соответствовать отдельный раздел, который, в свою очередь, может иметь любое количество страниц.
Охарактеризуем наиболее важные и в то же время универсальные разделы.

  • «Дела (1-й приоритет)» — наиболее важные направления в жизни и работе.
  • «Дела (2-й приоритет)» - дела второй очереди (как по срочности, так и по важности).
  • «Срочно» — дела, требующие немедленного вмешательства и решения. Как правило, подобных направлений в работе не бывает много одновременно, однако фиксация их целесообразна, так как иногда даже самое срочное дело не может быть выполнено так быстро, как этого хотелось бы.
  • «Начальство» — задания, поручения, просьбы начальства.
  • «Вопросы» — возникающие по ходу выполнения работы вопросы к руководству, специалистам.
  • «Идеи» — методы решения каких-либо сложных ситуаций, проблем, предложения по совершенствованию той или иной деятельности, оригинальные проекты, прогнозы.
  • «Задания» - поручения, задания подчиненным, распределение обязанностей, делегирование полномочий.
  • «Финансы» — отражение той или иной финансовой деятельности, включая, в том числе, личную бухгалтерию.
  • «Правила» — совокупность правил, принципов работы, которые требуют периодического повторения.

Разделы могут иметь самое разное направление. Отдельные разделы могут быть посвящены определенным сотрудникам — подчиненным, важным и масштабным проектам, мониторингу и отслеживанию изменений в той или иной области. Очень полезным может оказаться введение в свой авторский органайзер раздела «Дом», посвященного домашним делам. Время от времени, когда выпадает возможность, специалисту полезно заглянуть и туда.
Индивидуальный органайзер может оставаться полезным и после использования, являясь хранилищем жизненного опыта, готовых алгоритмов решения тех или иных задач, выводов и т.п. Поэтому целесообразно введение в индивидуальный органайзер таких разделов, как «Ошибки» (здесь возможна фиксация как своих, так и чужих ошибок), «Золотые правила» (яркие высказывания, гениальные мысли, успешный опыт).
При этом структура индивидуального органайзера будет зависеть от ряда факторов:

  • предполагаемая плотность использования;
  • характер и специфика работы;
  • субъективные предпочтения.

Внутри каждого из разделов возможна фиксация информации на основе специальной табличной формы, разработанной специально для этого раздела. Разработка таких табличных форм — также очень важная задача в рамках работы по созданию авторского органайзера.
Необходимо отметить некоторые принципы использования персонального индивидуального органайзера:

  • органайзер должен быть всегда с собой;
  • всю информацию, касающуюся работы, необходимо в нем фиксировать;
  • при использовании персонального органайзера необходимо учитывать вопросы соблюдения коммерческой тайны и элементарную конспирацию, помня, что он может потеряться и оказаться в чужих недружелюбных руках.

Подытожим, что же ценного дает индивидуальный органайзер своему создателю и (или) владельцу.

  1. Самостоятельность в выборе способов организации работы с собственной информацией.
  2. Концентрация всей необходимой информации в одном месте.
  3. Индивидуальный пользовательский интерфейс.
  4. Удобство и простота.
  5. Минимизация информационных потерь.
  6. Развитие навыков организации работы в информационном пространстве.

Можно сделать органайзер вручную, не затрачивая при этом никаких технических средств. В этом случае нужно будет только подрезать листы под запланированные разделы и начертить при необходимости таблицы. Возможно изготовление листов для органайзера с использованием компьютера с последующей распечаткой на лазерном принтере и брошюровкой листов в единый блок. В таком случае мы получаем полноценный органайзер, но с необходимой именно нам структурой и содержанием.
В крупной компании возможна разработка фирменного органайзера для большого количества сотрудников, учитывающего специфику работы, а также имеющего элементы фирменного стиля. Разработка и изготовление органайзера в таком случае возможна на одном из полиграфических предприятий.
Индивидуальный органайзер — серьезный помощник для делового человека. В сочетании с другими инструментами администратора он может стать серьезной силой в борьбе за эффективность, комфортность и оптимизацию профессиональной деятельности.
Уже давно всевозможными органайзерами — напоминателями, будильниками, календарями и записными книжками — оснащаются мобильные телефоны и КПК. Эти устройства всегда с человеком, а значит, оптимально подходят для роли секретарей и помощников.
Ни к чему бумажные дневники и в том случае, если под рукой компьютер, который прекрасно может помочь с планированием времени, организацией дел и т.п. Электронные коммуникаторы и органайзеры — это отнюдь не исключительное условие для повышения эффективности работы. Это во многом и универсальный способ, так как использование электронного органайзера в большей степени оптимально для человека, работающего со сравнительно большим объемом информации, иначе использование подобных специальных средств не всегда оправданно и, по большому счету, нерентабельно. Я не имею в виду обвешивание монитора пресловутыми желтыми листочками, остроумно кем-то прозванными «горчичниками». Их давно пора сорвать, а для замены этих листочков есть разные специальные программы.
Самые простые варианты содержат в себе только будильник, или записную книжку, или календарь. Но гораздо интереснее полнофункциональные программы-органайзеры, имеющие в своем арсенале весь спектр инструментов, необходимых деловому человеку, а также, по возможности, дополнительные функции, такие как автоматическое напоминание о запланированном событии, звуковое оповещение, предустановленный список праздников и ежегодных дат и проч. Именно такие программы мы и рассмотрим. Первая из них — Reminder. Пожалуй, это одна из лучших программ-органайзеров. В ней собрано сразу шесть инструментов: «Напоминaтeль», «Заметки», «Каталог», «Адресная книга», «Ежедневник», «Ежегодные даты», «Каталог».
Естественно, для того, чтобы программа напоминала вам о событиях и ежегодных датах, она должна быть запущена. Просто прикажите ей запускаться вместе с Windows. Reminder будет резидентно «висеть» в системном лотке. По тому же принципу, кстати, работают и все остальные программы.
Еще одна симпатичная и очень красочная программа — C-Organizer Pro. По набору функций напоминает Reminder. Присутствуют «Список задач», «Адресная книга», «Будильник», «Заметки», «События». Вполне достаточный набор. Слева вверху всегда отображается календарь — единственный минус — нет быстрого перехода к нужной дате. «Будильник» правильнее было бы назвать «напоминателем». В установленное время программа по вашему желанию будет показывать сообщение, запускать указанный файл (в том числе и звуковой), перезагружать или выключать компьютер. Таких «будильников» можно установить сколько угодно. Каждый из них можно назначить единовременно на определенную дату или же приказать ему срабатывать ежедневно (еженедельно, ежемесячно, ежегодно). Кстати, перед использованием C-Organizer’a не забудьте переключиться на русский язык (File Language). По умолчанию установлен английский, но поддержка русского и украинского тоже присутствует.
Следующая программа — BuddyPIM.
Очень интересная и удобная программа, созданная, судя по всему, под лозунгом «ничего лишнего». Впрочем, от отсутствия дополнительных функций в глазах некоторых пользователей BuddyPIM только выигрывает.
Программа разделена на четыре модуля — «Календарь», «Контакты», «Записки» и «Проекты». В настройках BuddyPIM можно менять цветовое оформление. Есть экспорт и импорт данных. Кроме того есть автоматическое архивирование — раз в неделю или раз в месяц.
Настоящий компьютерный офис, по возможностям значительно превосходящий все описанные выше программы — Informator 2000. В программе 13 подразделов, каждый из них выполняет свои задачи. Хотя инструменты довольно стандартные — «Сообщения», «Календарь», «Записная книжка».
Выбрав наиболее удобную для себя программу, или наиболее удобный органайзер — вы сделаете наиболее комфортным свой рабочий день, что немаловажно, ведь на работе вы проводите большую часть времени.
По большому счету, важно не конкретное воплощение идеи персонального органайзера, а сам принцип самостоятельного подхода к организации работы с информацией. Решение персонального органайзера у каждого человека может быть различно, однако принцип не изменен: информация должна находиться под четким контролем, работа с ней должна быть правильно организована и максимально адаптирована под конкретные условия. Это является одним из условий удобства и эффективности всей работы.

Список литературы:
  1. Сенченко Н. Долой «горчичники» // Мир ПК, 2004. — N 6. — С. 64-70
  2. Шишкин Д. А. Индивидуальный авторский органайзер как профессиональный информационный инструмент современного специалиста // Cекретарское дело, 2007. — N 3. — С. 8-12.

Информацию подготовил Читальный зал


 

 наверх

Ищите на сайте:

В калейдоскопе эпох и событий
В Центральной публичной библиотеке г. Новоуральска
Полезные ресурсы


Редкое издание энциклопедии по истории Российской империи наложенным платежом, книги on-line, книги PDF.


© Разработка и поддержка — студия Виталия Комарова «Vitart»